Mivel a különböző szabályok eltérő időtartamokat írnak elő, célszerű alaposan áttekinteni azokat.

A számvitel szigorúan csak a már megtörtént gazdasági eseményeket rögzítheti, és ezek alapján szolgáltat adatokat, amelyek későbbi teendőket, például adóbevallást generálhatnak. Az egyre növekvő iratanyag kezelésének és tárolásának kérdése minden vállalkozásban felmerül. Fontos tisztázni, hogy mi minősül iratnak a törvény szerint. Az Art. (2017. évi CL. törvény) 7. § 24. pontja meghatározza, hogy az irat lehet például bizonylat, nyilvántartás, könyvvezetési szabályok által előírt dokumentum, szerződés vagy egyéb hivatalos okirat, függetlenül annak megjelenési formájától.

Iratmegőrzés: Miért és meddig?

Az iratok megőrzési kötelezettsége az adózás terén az Art. 78. § alapján az adó megállapításának jogához kapcsolódik, amely általában öt év. Ez azonban hat évre nyúlhat, mivel az elévülési idő kezdete az adóbevallás időpontja. Tehát például a 2018-as adóévet 2024 végéig kell megőrizni. Egyes iratok, például munkabérrel kapcsolatos dokumentumok esetén, akár a dolgozó nyugdíjba vonulása után öt évig is szükséges a megőrzés.

A Számviteli törvény (2000. évi C. törvény) szerint a cégeknek az éves beszámolót és a kapcsolódó dokumentumokat legalább nyolc évig kell tárolniuk. Ajánlott ezen határidőn túl is megőrizni azokat, mivel adóhatósági ellenőrzés visszamenőleg is vizsgálódhat. Az üzleti kapcsolatokban is előfordulhatnak régebbi dokumentumokra hivatkozó viták, amelyekben ezek a dokumentumok döntő jelentőségűek lehetnek.

Az iratmegőrzési kötelezettségek határai

Általánosságban, az öt évig megőrzendő iratanyagok közé tartoznak a következők:

• KATA és egyéb vállalkozási nyilvántartások
• Támogatások dokumentumai
• Jövedéki termékek eredetigazolásai
• Közbeszerzési dokumentumok

A bizonylatok megőrzése a vállalkozás megszűnése után is kötelező. Az adóhatóság mulasztási bírságot szabhat ki az iratmegőrzési kötelezettség elmulasztása miatt, amely jelentős pénzbüntetéssel járhat.

Elektronikus dokumentumok kezelése

Az iratok elektronikus tárolása manapság egyre elterjedtebb. A papíralapú dokumentumok elektronikus másolatainak hitelesítésére vonatkozó szabályokat a 451/2016. (XII. 19.) Kormányrendelet tartalmazza. Az eredeti dokumentumok megőrzése továbbra is alapvető fontosságú, mivel azok adóellenőrzés esetén bizonyítékként szolgálnak.

Összességében, a dokumentumok megőrzése jelentős terhet jelenthet, de érdemes az iratok egy részét akár évtizedekig is megtartani. Például a nyugdíjazáskor fontos lehet az egykoron befizetett nyugdíjjárulékok igazolása. Bár a cég saját döntése, hogy a törvényes határidőn túl mennyi ideig tárol iratokat, érdemes a szükségesnél tovább is őrizni őket, hogy elkerüljék a későbbi jogi vagy pénzügyi kellemetlenségeket.